Muchas pymes usan Microsoft 365 todos los días sin haber revisado nunca su configuración de seguridad, licencias o respaldo. Estos quince puntos te permiten hacer esa revisión en una tarde. Son los mismos que revisamos en la auditoría inicial cuando una empresa empieza a trabajar con nosotros.
Usuarios y accesos
- Lista de usuarios activos: ¿todas las cuentas corresponden a personas que siguen en la empresa?
- Cuentas de ex trabajadores: deben estar bloqueadas y su correo redirigido o convertido en buzón compartido.
- Administradores: ¿cuántas personas tienen permisos de administrador global? Deberían ser dos como máximo.
- Autenticación multifactor (MFA) activa en todas las cuentas, empezando por gerencia y finanzas.
Licencias
- Licencias asignadas vs. pagadas: es común pagar licencias que nadie usa.
- Tipo de licencia por persona: no todos necesitan el plan más completo.
- Fecha de renovación y medio de pago documentados, para que nada se corte por sorpresa.
Correo y archivos
- Buzones compartidos para correos de área (contacto@, ventas@) en lugar de compartir claves.
- Reglas de reenvío sospechosas: un atacante suele crear reglas para copiarse los correos.
- Archivos en OneDrive y SharePoint, no solo en el escritorio de cada computador.
- Permisos de carpetas compartidas: ¿hay enlaces abiertos "a cualquiera con el enlace"?
Seguridad y continuidad
- Antivirus o protección gestionada en todos los equipos.
- Respaldo de correo y archivos más allá de la papelera de reciclaje.
- Proceso de ingreso y salida de trabajadores por escrito.
- Documentación: dónde están las claves de administración, el dominio y los proveedores.
Lo que más encontramos
En las revisiones que hacemos, los hallazgos más comunes son siempre los mismos: cuentas de personas que ya no trabajan en la empresa todavía activas, licencias pagadas sin uso, MFA sin activar en gerencia y ningún respaldo más allá de lo que Microsoft guarda por defecto. Ninguno es difícil de corregir, pero todos son riesgos reales mientras sigan así.
Qué hacer con lo que encuentres
Hacer el checklist es la mitad del trabajo. Para la otra mitad, prioriza así:
- Primero, lo que expone a la empresa hoy: cuentas de ex trabajadores activas, administradores de más, MFA desactivado y reglas de reenvío sospechosas. Corrígelo el mismo día.
- Después, lo que puede causar una pérdida: respaldo inexistente o nunca probado y archivos que solo viven en un computador. Resuélvelo en la semana.
- Luego, lo que cuesta dinero: licencias sin uso o mal asignadas. Ajústalo antes de la próxima renovación.
- Al final, lo que ordena: buzones compartidos, permisos de carpetas y documentación. Es un trabajo de algunas semanas.
Deja anotado qué encontraste, qué corregiste y qué quedó pendiente, con fecha. Ese registro es la base del siguiente checklist y, si algún día tienes un incidente, te permite saber rápido qué estaba protegido y qué no. Si prefieres que lo hagamos por ti, esta revisión es el primer paso de nuestros planes de Departamento TI.
Checklist práctico
- Revisar usuarios activos
- Activar MFA en todas las cuentas
- Cuadrar licencias pagadas vs. usadas
- Buscar reglas de reenvío sospechosas
- Confirmar y probar el respaldo
- Documentar claves y proveedores
Preguntas frecuentes
¿Microsoft 365 no viene seguro por defecto?
Tiene buenas herramientas, pero varias deben activarse y configurarse, como MFA, alertas y políticas de acceso.
¿Cuánto toma hacer esta revisión?
Una tarde para una pyme pequeña. Corregir lo que aparece puede tomar algunos días.
¿Pueden hacerla por nosotros?
Sí, es la auditoría inicial de nuestros planes de Departamento TI.
¿Quieres llevar esto a tu empresa?
Hacemos un diagnóstico de tu entorno TI y Microsoft 365 y te proponemos un plan con prioridades y un costo mensual fijo.
Revisar mi M365Hablar por WhatsApp